Lavorare come autonomo non è sempre rose e fiori, ma ci sono alcuni strumenti utili per freelance che possono aiutare ad ottimizzare il proprio lavoro.
Freelance: lavorare in libertà
Sono tanti i motivi che spingono una persona a buttarsi nel mondo del lavoro come freelance. Alcuni di questi sono:
- La libertà di scegliere i propri clienti
- La possibilità di fare della propria passione una vera fonte di guadagno
- L’opportunità di lavorare con i propri ritmi
I freelance stanno diventando una parte sempre più importante della forza lavoro di oggi.
Vediamo, adesso, quali sono gli strumenti utili per i freelance per organizzare e gestire al meglio il lavoro.
Strumenti per freelance: Comunicazione
Lavorare in autonomia non significa lavorare da soli.
Infatti, per i freelance è molto importante comunicare con clienti e con collaboratori costantemente.
Vediamo, quindi, quali sono i migliori strumenti per la comunicazione.
Boomerang
Boomerang è un’applicazione che aiuta a rimanere aggiornati sulle comunicazioni via email.
In realtà, il software è famoso per la sua capacità di pianificare le email da inviare nel momento migliore.
È utile, infatti, utilizzare Boomerang per scrivere le bozze delle risposte e lasciarle in sospeso, e programmare che vengano inviate durante il vostro normale orario di lavoro.
Inoltre, Boomerang vi permette di vedere se le vostre email sono state aperte, lette o cliccate e vi consente anche di impostare follow-up automatici.
Offre sia opzioni gratuite che a pagamento.
Hunter.io
Questo strumento è utile per trovare indirizzi email specifici.
Infatti, è sufficiente cercare il sito web dell’azienda e il tool troverà gli indirizzi email disponibili.
Voila Norbert
Si tratta dell’email finder più preciso in circolazione.
In più, Voila Norbert ha anche un tool di verifica delle email che vi consente di caricare un elenco di email e ottenere risultati in pochissimo tempo.
Questo strumento è utilissimo se state cercando di contattare influencer, di costruire connessioni di marketing o di raggiungere potenziali collaboratori da assumere.
Slack
Di questo strumento ne abbiamo già parlato in un precedente articolo, perché è uno dei software più utili e utilizzati dalle aziende.
Slack, infatti, vi aiuta a organizzare le comunicazioni senza sovraccaricare la posta elettronica.
Inoltre, grazie alla sua popolarità, Slack si integra con molti strumenti per freelance presenti, come Google Drive, Trello e Asana.
Strumenti per freelance: Chat e Video
Vediamo, adesso, quali sono gli strumenti migliori per comunicare in tempo reale con clienti e collaboratori attraverso applicazioni di chat e video.
Skype
Uno degli strumenti più popolari e conosciuti al mondo è Skype
È gratuito quando entrambe le parti sono in wifi, ma è possibile anche acquistare crediti per utilizzarlo per chiamare i numeri di telefono internazionali.
Zoom
Zoom consente di tenere conferenze online fino ad un massimo di 100 partecipanti.
Sono, inoltre, disponibili funzionalità di registrazione video.
È gratuito per riunioni fino a 40 minuti con partecipanti limitati, ma i piani a pagamento per chi ha maggiori esigenze sono molto convenienti.
Strumenti per freelance: Documenti contrattuali e legali
Un errore che fanno molti freelance è lavorare senza un contratto o senza stabilire termini e accordi.
Redigere di un contratto scritto non solo aiuta a etichettarvi come professionisti, è anche una protezione che vi assicura di essere pagati equamente per il vostro tempo e i vostri servizi.
Infatti, il contratto stabilisce ciò che ciascuna delle parti ha accettato di fare, il prezzo e quando e come ricevere il compenso.
Ci sono molte opzioni gratuite e convenienti da poter utilizzare. Vediamo, quindi, quali sono gli strumenti per freelance sui contratti e le note legali.
LegalZoom
LegalZoom offre agli iscritti una libreria di template di documenti legali, ma è possibile anche aggiungere il supporto dell’avvocato.
LegalZoom può anche aiutarvi nella creazione dell’azienda per chi sta iniziando a muovere i primi passi.
Bonsai
Si tratta di uno strumento software per la creazione di contratti e per la fatturazione per i freelance che permette di creare e revisionare i contratti con i clienti, nonché la gestione della firma elettronica.
Bonsai è, inoltre, dotato di un sistema di fatturazione che si integra con Stripe, Paypal e Coinbase.
Bonsai, uno dei migliori strumenti per freelance che consente ai liberi professionisti di essere pagati con ACH, funzionalità che molti altri strumenti simili non offrono.
AND CO
Con un tool dei contratti piuttosto intuitivo, AND CO vi guiderà durante tutta la procedura.
Potete anche utilizzare AND CO per il time tracking, il monitoraggio delle spese, la fatturazione e altro ancora. Funziona meglio se utilizzato come sistema completo.
Tutti gli strumenti offerti da AND CO sono gratuiti.
HelloSign
HelloSign è un ottimo strumento per la firma elettronica.
Questo, inoltre, offre un piano gratuito di massimo 3 firme di documenti al mese.
Termsfeed
Termsfeed è un software che genera documentazione legale, come:
- politiche sulla privacy
- termini e condizioni
- termini di servizio
- politiche di restituzione
Strumenti per freelance: Archiviazione nel cloud
L’archiviazione in cloud ha semplificato il processo di conservazione, di accesso e di condivisione di dati, oltre alla collaborazione sui file in tempo reale.
Infatti, grazie a questo potente strumento, i dati possono essere reperibili da qualsiasi parte del mondo solo grazie ad una connessione Internet.
Per quanto riguarda l’archiviazione cloud per freelance che collaborano da remoto con clienti e committenti di tutto il mondo, è fondamentale utilizzare gli strumenti migliori.
Inoltre, l’utilizzo degli strumenti di archiviazione cloud può anche essere una soluzione per l’archiviazione di backup, soprattutto perché i dischi rigidi sono soggetti a virus e usura.
Lavorando nel cloud, invece, non dovete più preoccuparvi di un arresto improvviso del computer e della perdita del lavoro.
Tra gli strumenti migliori troviamo:
Dropbox
È un software di archiviazione cloud utilizzabile gratuitamente entro un limite di spazio.
Tuttavia, per aumentare lo spazio di archiviazione mensile, è possibile condividere file con amici e colleghi, invitando ad utilizzare Dropbox ad altri utenti.
Se le vostre esigenze necessitano di ulteriore spazio, è possibile acquistare spazio aggiuntivo.
Oltre a lavorare all’interno delle app di Dropbox, potete installare Dropbox sul vostro computer. In questo modo potrete sincronizzare automaticamente i file online con il vostro computer.
Google Drive
Una valida alternativa a Dropbox è Google Drive che, negli ultimi anni, sta diventando sempre più popolare.
Con questo programma è possibile salvare, condividere e collaborare online con altri in tempo reale direttamente sul Cloud.
Lo spazio di archiviazione offerto da Drive è di 15 GB gratuiti, ma con la possibilità di acquistarne di aggiuntivi.
Inoltre, è possibile installare Drive direttamente sul vostro computer per sincronizzare i file online.
Spinbackup
Se siete un utente che utilizza molti dei prodotti di Google, come ad esempio Gmail, potete utilizzare uno strumento come Spinbackup per effettuare il backup dei vostri prodotti Google altrove.
In questo modo, se il vostro account Google dovesse venire violato, Spinbackup vi proteggerà e non perderete i vostri file come documenti importanti e foto.
Strumenti per Freelance: Finanza
I freelance devono occuparsi del lato finanziario in autonomia, tra gestione del budget, riscossione dei pagamenti e gestione delle tasse.
Vediamo, quindi, quali sono i migliori strumenti per freelance.
PayPal
Questo strumento è perfetto soprattutto per i freelance con clienti di altri paesi.
Infatti, in alcuni casi, ricevere un pagamento tramite bonifico bancario può costare molto in termini di commissioni e può volerci molto tempo per l’accredito del pagamento.
PayPal è la soluzione più conveniente per ricevere pagamenti essendo disponibile in oltre 200 paesi, e può supportare 25 valute. Inoltre, è generalmente considerato molto sicuro.
Il lato negativo è l’applicazione di commissioni eccessive, che riducono considerevolmente il guadagno.
Square
Square consente di accettare pagamenti con carta di credito e avere depositi il giorno successivo.
Inoltre, Square offre anche un sistema POS che si occupa di inventario, rimborsi, tasse, sconti e dispone di strumenti di reporting delle vendite.
Mint
Mint è molto completo ed è una delle migliori app di budgeting disponibili. Infatti, raccoglie tutti i conti e le informazioni finanziarie in un’unica dashboard.
È uno strumento molto utile anche per monitorare fatture, budget e investimenti.
Freshbooks
Si tratta di un software di contabilità cloud gratuito che include potenti funzionalità come il time tracking, la fatturazione, il monitoraggio dei progetti e la possibilità di accettare pagamenti con carta di credito.
Quickbooks
Anche questo software è molto utile per la contabilità poiché si collega ai vostri conti bancari per monitorare facilmente le entrate e le uscite aziendali.
Oltre alla contabilità, è possibile utilizzarlo per gestire e pagare i collaboratori, oltre a tenere traccia delle spese legate al chilometraggio dell’auto.
Strumenti per freelance: Produttività
Come abbiamo già visto, uno degli aspetti positivi della vita da freelance è la gestione del tempo.
Per aiutarvi a gestire al meglio il vostro lavoro, ecco quali sono i migliori strumenti.
1Password
Questo strumento è utile per memorizzare in un database tutte le credenziali in modo sicuro ed efficace.
IFTTT
“If this then that”, o IFTTT, è uno dei migliori strumenti di automazione delle attività attualmente disponibili.
Questo, infatti, integra insieme diverse app e piattaforme.
Strumenti per freelance: Calendari
L’attività lavorativa dei freelance cambia continuamente, un aspetto ideale per chi odia la routine ma pessimo per chi non ha la capacità di autogestirsi.
Tra gli strumenti migliori da utilizzare troviamo:
Google Calendar
Uno strumento utilizzato dalla maggior parte delle persone che ha un account Google è proprio Google Calendar.
Questo, infatti, è uno dei migliori strumenti per freelance per la gestione del calendario, soprattutto ora che hanno introdotto nuove funzionalità orientate all’utilizzo aziendale.
Tra le funzionalità più utili di Google Calendar troviamo:
- Avviso prima dell’appuntamento (potete scegliere quanti minuti prima)
- Consente di inserire la posizione e altri dettagli rilevanti della riunione
- Consente la formattazione avanzata e di inserire collegamenti ipertestuali permettendo di condividere note e presentazioni prima della riunione
Gli eventi di Google Calendar possono essere, inoltre, condivisi con altri membri del team, in modo tale da visualizzare e gestire più calendari contemporaneamente.
Calendly
Questa applicazione è ideale per chi non vuole perdere tempo a stabilire gli orari delle varie riunioni e degli incontri.
Infatti, è sufficiente inviare ai destinatari il link di programmazione e saranno loro a stabilire l’orario in base alla disponibilità.
Calendly consente, inoltre, di pianificare incontri uno-a-uno o di gruppo, integrandoli con Google Calendar, Outlook, Office 365 e iCloud, o con app come Salesforce, Zapier, Slack e MailChimp.
In più, l’applicazione gestisce automaticamente il rilevamento del fuso orario così da consentirvi di pianificare riunioni con clienti di altri paesi con maggior semplicità.
Strumenti per freelance: Timer e Monitoraggio
Per i freelance a volte la gestione del tempo può essere un problema, non riuscendo a stabilire un confine tra lavoro e tempo da dedicare a sé stessi.
Inoltre, in alcuni casi, i freelance ricevono compensi in base al tempo impiegato per completare la mansione.
Ecco alcuni strumenti utili per monitorare il tempo lavorativo.
Hubstaff
Hubstaff è un time tracker progettato appositamente per la gestione di team remoti.
Inoltre, potrete emettere fatture ed effettuare pagamenti direttamente da Hubstaff.
Harvest
Si tratta di uno degli strumenti più affidabili e si integra con strumenti di gestione di progetti, come Asana e Trello.
RescueTime
Questo strumento monitora l’attività dello schermo tenendo traccia del tempo trascorso sui diversi siti.
Inoltre, RescueTime genera report dettagliati utili per la gestione del tempo.
Strumenti per freelance: Gestione dei progetti
Un aspetto fondamentale per un freelance è la gestione dei progetti.
Ecco alcuni strumenti che vi aiuteranno a semplificarvi la vita.
Asana
Questa è una soluzione di project management ricco di funzionalità.
Tuttavia, i suoi strumenti sono talmente tanti che è consigliabile utilizzarlo solamente per progetti specifici.
Trello
Trello è un software ideale per creare bacheche e aggiungere schede che rappresentano le attività da svolgere.
Inoltre, è uno strumento molto flessibile e può essere utilizzato sia per la gestione delle attività personali che per le attività relative al business e ai progetti.
Strumenti per freelance: Design
Sempre più spesso capita che i freelance vengano trascinati nel mondo del graphic design pur non essendo il loro campo.
Per supportare i freelance, sono diversi gli strumenti utili e intuitivi da poter utilizzare.
Canva
Canva è uno strumento potentissimo in grado di realizzare qualsiasi tipo di grafica per presentazioni, volantini, biglietti da visita e tanto altro.
Semplice ed intuitivo, offre una grande libertà agli utenti.
InVision
InVision è stato creato per i designer di siti web, ed è uno dei migliori strumenti in circolazione per il prototyping del design.
L’app, infatti, consente di caricare progetti statici e modificarli aggiungendo animazioni, gesti e transizioni, creando prototipi interattivi.
Alcune funzioni di InVision sono:
- Sincronizza con documenti Photoshop o Sketch
- Integra con altri strumenti
- Version control e commenti
- Freehand, dove i team possono collaborare creando bozze e presentando progetti per il feedback
Behance
Questo strumento è molto utile per designer o writer freelance per creare facilmente un portfolio, soprattutto se non si ha dimestichezza nella creazione di un sito web.
In questo modo si possono condividere le proprie creazioni, ma non solo.
È un ottimo strumento anche per prendere ispirazione da altri creativi.
Adobe Creative Cloud
È un servizio in abbonamento che permette di accedere agli strumenti di progettazione standard di Adobe, tra cui Illustrator, Photoshop, Acrobat, Premiere Pro/After Effects e InDesign.
Affinity Designer and Photo
Queste due sono valide alternative economiche ad Adobe Creative Cloud che, negli ultimi anni, stanno diventando sempre più popolari.
Disponibili sia per Mac che per Windows.
Strumenti per Freelance: Gestione dei social
Molti freelance offrono come servizi la gestione di social media, e sono diversi gli strumenti da prendere in considerazione.
SmarterQueue
Con questo strumento potrete pianificare le azioni dei vostri social da pubblicare su molti network e in diversi tipi di pagine.
Infatti, SmarterQueue pubblicherà automaticamente i vostri contenuti scegliendo da una libreria di contenuti a rotazione.
Buffer
Buffer vi consente di aggiungere contenuti senza assegnargli una data o un’ora specifica.
Questo strumento, poi, pubblicherà i post in coda in base all’ordine in cui li avete aggiunti, alla data e al numero di volte che avete stabilito di pubblicare ogni giorno.
Buffer offre un piano gratuito e dei convenienti piani a pagamento, a seconda delle vostre esigenze.
Hootsuite
Con questo strumento è possibile creare dei “team” per i profili social dei clienti che consentano loro di visualizzare i post programmati.
Potrete, inoltre, generare report analitici e altro ancora.
Strumenti per freelance: Scrittura
Per i freelance che si occupano di scrittura di contenuti, ecco quali sono gli strumenti migliori da utilizzare:
Hemingway
Hemingway è uno strumento gratuito di controllo grammaticale.
L’app offre, inoltre, una serie di informazioni utili sui contenuti scritti.
Una delle funzionalità più interessanti è la capacità di valutare il livello di lettura dei contenuti, come l’utilizzo di parole e strutture di frasi che potrebbero essere troppo avanzate per il generico pubblico online.
Yoast SEO
Si tratta di uno dei plugin più utilizzati di WordPress.
Il suo compito è quello di semplificare l’implementazione delle best practice SEO sul sito su ogni articolo e pagina.
Vive di fotografia e di parole. Amante dei libri e di scrittura, con la sua penna crea storie e racconti appassionanti per una storytelling avvincente ed originale.
